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lunes, 13 de septiembre de 2010

Proyecto

PROYECTO
Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.

LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.

LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.

Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.

Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.

En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.
Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:
  1.  Tener un principio y un fin 
  2. Tener un calendario definido de ejecución
  3. Constar de una sucesión de actividades o de fases
  4. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad 
  5. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades  
Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las organizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto plazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas. 

Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos. 

Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños.

La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario.
Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.

Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.

QUÉ ES UN PROYECTO INFORMÁTICO

De la definición de proyectos, vista en el punto anterior, podemos aplicarla a los proyectos informáticos; y decir que: un proyecto informático es un sistema de cursos de acción simultáneos y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información.

Ahora vamos a describir los distintos objetivos que caracterizan a un proyecto informático.
El inicio de un proyecto informático generalmente está dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Información según sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos.
FIGURA 1.1 Clasificación de los sistemas de información
También una buena manera de abordar la estructura conceptual para los sistemas de información, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton. En el que relacionan el trabajo fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisión estructurada y no estructurada, con el planeamiento estratégico, control gerencial y control operacional de Anthony.

Simon divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseño y Elección; en una decisión estructurada, las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano; por lo cual esa decisión es programable. En una decisión no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases.

Henry C. Lucas también toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas a fin de llegar a una implementación exitosa, de sistemas de información computarizados.

La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.:




Los recursos mas frecuentemente utilizados que caracterizan a un sistema de información, son los componentes de la Tecnología de la Información ( TI ) como ser el uso de Hardware, Software y Comunicaciones.


En cuanto a estos elementos de la Tecnología de la Información, podemos considerar que ya han llegado a un desarrollo más que suficiente para la aplicación en una operación informática. Lo que nos lleva a que la gestión de un hecho informático como un proyecto integral, tanto sea en su entorno de diseño, como en su planificación y control, definen una nueva etapa; una mayoría de edad en el tratamiento informático.

Es así que hoy dada la evolución en la Tecnología de la Información, los proyectos de aplicación típicamente administrativos, desarrollados principalmente en pequeñas y medianas empresas, y que desarrollan su planeamiento informático basado en el uso de las microcomputadoras; puedan ser administrados por un único profesional

Es por todo esto que, los conceptos de Proyecto y de Metodología de diseño que, hasta hace poco tiempo, eran solamente aplicados a grandes emprendimientos; hoy también deben ser aplicados a medianos y pequeños emprendimientos.

Considerando entonces, la importancia que la informática tiene en los planes estratégicos de cualquier empresa moderna; no solamente se debe tener en cuenta la evolución de los recursos de la tecnología de la información, sino también las distintas metodologías para el desarrollo de los sistemas de información.

Así es que, el solo hecho de considerar a un asunto informático como un proyecto al que se asocian técnicas y procedimientos de diseño, supone un paso importante.

TIPOS DE PROYECTO

Atendiendo al criterio de riesgo en la ejecución y grados de libertad en la implementación podemos distinguir entre varias clases de proyectos:
  • Proyectos de investigación básica.- La investigación básica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es máxima y el riesgo de no conseguir algún resultado es muy grande. 

  • Proyectos de investigación aplicada.- Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de proyecto definido anteriormente, ya que cada investigación ira dirigida a un propósito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo.

  • Proyectos de investigación y desarrollo (I+D).- Estos ya son aplicaciones muy específicas que han de dar lugar a la producción de prototipos y donde se realiza un diseño previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad. 

  • Proyectos correspondientes a la construcción de cualquier elemento.- El grado de libertad de que se dispone en este tipo de proyectos es todavía menor que en los anteriores, ya que conocemos el coste, la cantidad y la naturaleza de los recursos.
Vemos que se puede considerar proyecto según la definición que hemos considerado a los tres últimos tipos pero no así al proyecto de investigación básica.

Por otra parte, es conocida la gran diferencia existente entre los objetivos y finalidades de la empresa publica y privada, por lo que, los proyectos pueden ser a su vez públicos o privados.

Esta diferenciación tiene unas características distintas, aunque no lo suficientemente grande como para hacer un estudio diferenciado de sus metodologías de desarrollo.

INICIO DE UN PROYECTO NFORMÁTICO

Ya vimos una clasificación, que nos permite clarificar el origen de un proyecto informático, pero ¿cómo podremos determinar la magnitud de un Proyecto informático?.

En un entorno informático estable, la decisión de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificación, mejoramiento, reemplazo o capacidad; encuadrándose así, el proyecto informático, dentro de una categoría de complejidad como nos muestra la figura de abajo.

El Mantenimiento del programa; es una consecuencia de una omisión realizada en la etapa del diseño del sistema e involucra solucionar fallas menores del sistema, que obligará a la realización de cambios en el programa; como por ejemplo el descuido de no considerar que puedan ocurrir en el sistema, ciertas condiciones extraordinarias; como sería el caso de un aumento no previsto del 60 %, en la emisión de órdenes de compra. Las fallas también pueden provenir de otros factores, como ser en el caso de que existan cambios en las expectativas de los usuarios.

La Modificación del programa; involucra algo más que un simple cambio en el programa; involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el número de dígitos del código postal, o en el código de zona telefónica. La diferencia con el Mantenimiento es el grado de importancia

El Mejoramiento del sistema; es el agregado de capacidades que no formaron parte del sistema de información original; por ejemplo cuando en una división se implementó un sistema de inventarios, este sistema no incluía un modulo para calcular la futura demanda de bienes y partes. La inclusión de este sofisticado módulo de cálculo es considerado un mejoramiento del sistema.

El Reemplazo del sistema; ocurre cuando los sistemas de información se tornan físicamente, tecnológicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilización del láser, en el reconocimiento óptico de caracteres para la lectura del código de barras, remplazando a la entrada por teclado.

La Nueva Capacidad del sistema; son sistemas de información para los cuales no es necesario el uso de la automatización. Están dados por la capacidad de poder modelizar la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicación de los sistemas expertos.
  FIGURA 1.2 Categorías de los sistemas de información

MOTIVOS DE UN PROYECTO

Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos. 

Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuación:

Cambios Demograficos.- Se refiere a cambios en la distribución de grupos humanos dentro de una entidad. 

Micromercados.- Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.
Volatilidad Corporativa.- Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

Control de Costos.- Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.

Consumismo.- es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus consumidores.

Crisis Educativas.- Es la necesidad de trabajar con empleados quienes cuentan con un desintegrado sistema educacional.

Ambientalismo.- Es la necesidad para reaccionar a los cambios del medio, así como el crecimiento que este genera.

Calidad.- Se refiere al mejoramiento del producto final.

Globalización.- Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.

Regularizaciones.- Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados por acciones gubernamentales. Por ej. Las leyes y los impuestos. 

ELEMENTOS PARA IDENTIFICAR POSIBLES PROYECTOS

Problemas con algún elemento actual.- Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algún incremento, reducción de gastos, etc. 

Deseos de explotar nuevas necesidades.- Nuevos mercados, nueva producción, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de información. 

Incremento de la competencia.- Nuevas características en los competidores, mejorar un servicio o un producto. 

Hacer mas efectivo el uso de la información.- Nueva información, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

Crecimiento organizacional.- Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

Unión o adquisición corporativa.- Consolidación de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades redundantes. 

Cambios en el ambiente o en el mercado.- Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima.

ELABORACIÓN DE UN PROYECTO INFORMÁTICO

Un Proyecto Informático lo componen un conjunto de tareas independientes cuyo objeto es la realización de un software que automatice el sistema de Información requerido por el usuario.


Un proyecto nace a partir del momento en que se formulan sus necesidades. La persona que se vaya a encargar de su dirección tiene el deber de estudiarlas con los usuarios (clientes) y hacer el estudio de viabilidad en sus dos principales vertientes:
  • Técnica
  • Económica
Se debe llevar a cabo una previsión para realizar la determinada aplicación de software en una fecha prevista y ponerlo en marcha con recursos limitados tales como materiales, programas y personas que no posean necesariamente ni el mismo lenguaje ni los mismos objetivos laborales.

Las razones del fracaso de un proyecto informático, aparte de las citadas en las archifamosas leyes de Murphy, son:
  • Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas.
  • Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes.
  • Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulación.
  • Mala estimación de costes.
  • Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo.
  • Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.
Ante este sombrío panorama no debemos desanimarnos ya que se puede tener la falsa impresión de que el más mínimo error nos va a llevar al fin prematuro del proyecto.

Afortunadamente, esto es solo una impresión (presuponer de antemano lo que va a ocurrir), pero existen técnicas para llevarlo a buen puerto y es conveniente que al realizarlo por primera vez éste sea supervisado por una persona experta, que debe comprobar que se van cumpliendo todas y cada una de las etapas.

A lo largo de mi vida profesional he dirigido un número suficiente de proyectos para poder permitirme, humildemente claro, el aconsejar los pasos a seguir, así como las decisiones a tomar si algo sale mal.

Todo ello es muy subjetivo porque también hay que contar con la preparación de la persona que lo vaya a desarrollar, así como una serie de cualidades que no voy a acometer en estos momentos, ya que no es el propósito que se persigue con este artículo.

Más bien se trata de proveer de las técnicas o conocimientos de base indispensables para dirigir un proyecto informático (este término esta utilizado para reducir el campo sobre el tema que se toca).

Un proyecto consta de varias fases básicas, desde que se lanza y formaliza la idea de automatización (se le designa con el nombre de informatización) hasta su implantación.

PRUEBA DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

La investigación preliminar examina la factibilidad del proyecto, la posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organización; a saber en tres áreas:

Factibilidad operacional: se refiere al hecho de que si trabajará o no el sistema si este se llega a desarrollar, preguntas claves aquí son:
  • ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administración?, ¿Y por parte de los usuarios?
  • Los métodos que actualmente se usan en la empresa, ¿son aceptados por los usuarios?
  • ¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?, ¿Cómo lo han hecho?
  • ¿El sistema propuesto causará perjuicios?
  • ¿Producirá resultados pobres en alguna área?
  • ¿Se perderá control en alguna área específica?
  • ¿Se perderá la facilidad de acceso a la información?
  • ¿La productividad de los empleados será menor después de instalado el sistema?
  • ¿Los clientes se verán afectados por la implantación?
Factibilidad Técnica:
  • ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide?
  • ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema?
  • ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?
  • Si se desarrolla el sistema, ¿se puede crecer con facilidad?
  • ¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?
Factibilidad financiera y económica: un sistema puede ser factible desde el punto de vista técnico y operacional, pero sino es factible económicamente para la organización no puede ser implantado. Las cuestiones económicas y financieras formuladas por los analistas deben incluir
  • El costo de llevar a cabo la investigación completa de sistemas
  • El costo del hardware y software para la aplicación
  • Beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos
  • El costo si nada sucede (si el proyecto no se lleva a cabo) 
MANUAL DE USUSARIO

Es un documento de comunicación técnica que busca brindar asistencia a los sujetos que usan un sistema. Más allá de su especificidad, los autores de los manuales intentan apelar a un lenguaje ameno y simple para llegar a la mayor cantidad posible de receptores.

Dada su complejidad, todos los productos electrónicos o informáticos suelen contar con su propio manual de usuario. Otros productos más simples (como una pelota o una mesa) no requieren de manual para que el usuario sepa cómo utilizarlos.

Los manuales de usuarios suelen estar escritos en diversos idiomas y contar tanto con textos como con imágenes. De esta forma se facilita la comprensión de los conceptos. Los diagramas y esquemas también son habituales.

Una estructura frecuente de los manuales de usuario incluye una introducción al producto en cuestión, un índice con los contenidos del manual, la guía en sí misma, una sección de problemas frecuentes y su forma de solucionarlos, los datos de contacto y un glosario.

MANUAL TECNICO

El manual técnico es el código fuente y documentado del sistema, además de las especificaciones del lenguaje y librerías usadas para su creación, además de los requerimientos necesarios para su correcta ejecución.

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